Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rangorde

Deze overeenkomst is gesloten tussen jou als verwerkingsverantwoordelijke en Sven Pelgrims, handelend onder de naam Flitsbak, gevestigd te Oude Mechelbaan 59, 2220 Heist-op-den-Berg, België, ondernemingsnummer 0737.725.778, als verwerker.

Spreekt deze overeenkomst de algemene voorwaarden tegen op het punt van persoonsgegevens, dan geldt wat hier staat.

2. Waarover het gaat

Het platform is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Je mag die gegevens niet bewust invoeren of uit andere gegevens laten afleiden, tenzij we dat vooraf schriftelijk overeenkomen en je over een geldige rechtsgrond en passende waarborgen beschikt.

3. Jouw instructies en verantwoordelijkheden

We verwerken de gegevens alleen op jouw instructie. Je instructies zijn: deze overeenkomst, de algemene voorwaarden, en wat je zelf doet in het platform. Voor iets daarbuiten vragen we je toestemming.

Verplicht de wet ons om iets te doen zonder jouw instructie, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt. Vinden we dat een instructie van jou in strijd is met de privacywetgeving, dan zeggen we dat.

Als verwerkingsverantwoordelijke zorg jij onder meer voor een geldige rechtsgrond, correcte informatie aan betrokkenen en juiste gegevens. Je behandelt hun verzoeken en mag ons gedocumenteerde instructies geven, informatie opvragen, bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker, een controle laten uitvoeren en bij het einde kiezen tussen teruggave en verwijdering.

4. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij ons die toegang heeft tot jouw gegevens is tot geheimhouding gehouden, en die verplichting blijft gelden nadat de samenwerking eindigt. Toegang krijgt alleen wie ze nodig heeft om zijn werk te doen.

5. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Concreet betekent dat vandaag onder meer:

• Versleuteld verkeer tussen jouw browser en het platform.
• Wachtwoorden veilig gehasht opgeslagen; sleutels van externe diensten versleuteld in de database.
• Strikte scheiding tussen bedrijven: elke opvraging is gebonden aan het bedrijf waarvoor je aangemeld bent.
• Blokkering na herhaalde mislukte aanmeldpogingen.
• Toegang tot de servers en productieomgevingen beperkt tot wie die voor zijn werk nodig heeft.

Die maatregelen kunnen mee-evolueren, zolang het beschermingsniveau daardoor niet daalt.

6. Sub-verwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De openbare pagina beschrijft hun categorieën. De actuele namen, adressen, doeleinden en gebruiksvoorwaarden vind je na het aanmelden onder Instellingen → Juridisch en privacy.

Elke subverwerker is contractueel gebonden aan dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming als in deze overeenkomst, voor zover die op zijn diensten van toepassing zijn. Komt een subverwerker die verplichtingen niet na, dan blijven wij tegenover jou verantwoordelijk voor zijn prestaties.

Voegen we er een toe of vervangen we er een, dan laten we dat minstens dertig dagen op voorhand weten. Heb je daar een gegrond bezwaar tegen, laat het dan binnen die termijn weten; komen we er niet uit, dan mag je opzeggen zonder kosten voor het resterende deel van je abonnement.

7. Doorgifte buiten Europa

De kerngegevens van het platform staan in de Europese Unie. Als een functie een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte gebruikt, steunt die doorgifte op een geldig mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Waar nodig beoordelen en nemen we aanvullende waarborgen. Je kunt via [email protected]✉ E-mail meer informatie of een kopie van de relevante waarborgen opvragen.

8. Hulp bij je eigen verplichtingen

Krijg je een verzoek van iemand die zijn gegevens wil inzien, verbeteren, overdragen, beperken of laten wissen, dan helpen we je rekening houdend met de aard van de verwerking. Veel handelingen kun je zelf in het platform uitvoeren, zoals gegevens opzoeken, aanpassen en verwijderen. Voor redelijke aanvullende hulp kun je contact met ons opnemen.

Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan beantwoorden we het niet zelf maar sturen we het naar jou door.

Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover we beschikken, helpen we je ook redelijkerwijs met beveiliging, de beoordeling en melding van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaand overleg met de toezichthouder.

9. Datalekken

Worden we ons bewust van een inbreuk in verband met jouw persoonsgegevens, dan melden we die zonder onredelijke vertraging. Zodra de informatie beschikbaar is, beschrijven we wat er gebeurd is, welke gegevens en betrokkenen het betreft, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn en welke maatregelen we nemen.

De melding aan de toezichthouder en, indien nodig, aan de betrokkenen doe jij — jij bent daarvoor verantwoordelijke. Wij leveren wat je nodig hebt om die melding te kunnen doen.

10. Einde van de samenwerking

Bij het einde van de samenwerking geven we de persoonsgegevens naar jouw keuze terug in een gangbaar formaat of verwijderen we ze. We voeren die keuze uit binnen 30 dagen en verwijderen de resterende kopieën, behalve voor zover het recht van de Europese Unie of een lidstaat bewaring verplicht.

Wil je vóór het einde een andere regeling, leg die dan tijdig vast in een gedocumenteerde instructie met een duidelijk doel en een geldige rechtsgrond.

11. Controle

Op je verzoek geven we de informatie die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen. We staan controles door jou of een onafhankelijke, gebonden auditor toe en dragen eraan bij. Je kondigt een controle redelijk vooraf aan en beperkt verstoring en toegang tot gegevens van anderen. Redelijke externe kosten zijn voor jou, behalve wanneer de controle een wezenlijke tekortkoming van onze kant aantoont.